Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa kuvaus sairaanhoitopiirin tietovarannoista ja auttaa kuntalaisia tietopyyntöjen tekemisessä.

Länsi-Pohjan sosiaali- ja terveyspalvelujen ja sairaanhoitopiirin kuntayhtymän (LPSHP) velvollisuus ylläpitää asiakirjajulkisuuskuvausta perustuu tiedonhallintalain (906/2019) 28 pykälään. LPSHP muodostaa tässä laissa tarkoitetun tiedonhallintayksikön.

Yhteystiedot tietopyynnön tekemiseksi

Potilastietoja koskevat tietopyynnöt osoitetaan LPSHP:n arkistoon. Lue tästä lisätietoja potilastietojen käsittelystä sekä tarkemmat ohjeet potilastietoja koskevan tietopyynnön tekemiseksi.

Hallinnollisia asioita koskevat tietopyynnöt toimitetaan sairaanhoitopiirin kirjaamoon. Tietopyynnöt rekisteröidään määräaikojen noudattamiseksi ja ohjataan käsiteltäväksi oikealle taholle.

- Postiosoite: Kauppakatu 25, 94100 Kemi
- Puhelin: 040 149 1137
- Sähköposti: kirjaamo.lpshp@lapha.fi

Ilmoita tietopyynnössä mahdollisimman tarkasti, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntösi koskee. Ilmoita myös asiakirjan päivämäärä ja otsikko, jos tiedät ne.

Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei pyyntöä tarvitse perustella eikä pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskevan tietopyynnön voi esittää suullisesti, vapaamuotoisella kirjeellä tai sähköpostitse.

Jos tietopyyntö koskee salassa pidettävää asiakirjaa tai asiakirjoja, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, pyytäjän on ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus ja pystyttävä todentamaan henkilöllisyytensä.

LPSHP:n asiarekisteri

LPSHP ylläpitää tiedonhallintalain mukaista asiarekisteriä. Asiarekisteri sisältää tiedot vireille pannuista asioista, niiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja on asianhallintajärjestelmässä ja operatiivisissa tietojärjestelmissä sekä paperiaineistossa.

Tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan tiettyä tarkoitusta varten muodostettua, loogisesti tai fyysisesti yhteenkuuluvien tietojen muodostamaa tietoaineistoa tai tietoaineistojen kokoelmaa.

Henkilöstöhallinnon tietovaranto

Henkilöstöhallinnon tietovaranto sisältää LPSHP:n entisten ja nykyisten työntekijöiden virka- ja palvelussuhteen hoitamiseen liittyvät tiedot sekä harjoittelijoihin ja siviilipalveluksen suorittajiin liittyvät tiedot. Tietovarantoon sisältyy sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja.

- Tietojen käyttötarkoitus: Rekrytointi ja palvelussuhteiden hallinta
- Tietojärjestelmät: Henkilöstön rekrytointijärjestelmä, palvelussuhteen hallinnointijärjestelmä, työnajanseurantajärjestelmä, työvuorosuunnittelun järjestelmä, koulutusjärjestelmä
- Esimerkkejä hakutekijöistä: Nimi, henkilötunnus, työyksikkö, ammattinimike, työ- tai virkasuhteen voimassaoloaika
- Tietojen saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Ei

Johtamisen ja päätöksenteon tietovaranto

Tietovaranto sisältää LPSHP:n johtamiseen ja päätöksentekoon, kehittämiseen, ohjaamiseen, seurantaan ja valvontaan liittyvät tiedot. Tietovarantoon sisältyy sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja.

- Tietojen käyttötarkoitus: Päätöksenteko, toiminnan kehittäminen, ohjaaminen ja seuranta
- Tietojärjestelmät: Päätöksenteon tietojärjestelmät
- Esimerkkejä hakutekijöistä: Asian nimi, vireillepanijan nimi, viranhaltija, diaarinumero
- Tietojen saatavuus teknisen rajapinnan kautta: Toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat sekä viranhaltijapäätökset on nähtävissä sairaanhoitopiirin verkkosivujen kautta.

Potilastietojen tietovaranto

Potilastietojen tietovaranto sisältää LPSHP:n potilaiden ja asiakkaiden henkilötiedot, ajanvaraus- ja potilashallinnolliset tiedot sekä potilasasiakirjat. Tiedot ovat salassa pidettäviä.

- Tietojen käyttötarkoitus: Potilaiden tutkimusten ja hoidon suunnittelu, järjestäminen, toteuttaminen ja seuranta
- Tietojärjestelmät: Potilas- ja asiakastietojärjestelmä ja hoidon tukijärjestelmät, potilashallinnollinen toiminnanohjausjärjestelmä, kuvantamistutkimusten järjestelmä
- Esimerkkejä hakutekijöistä: Nimi, henkilötunnus, hoitava yksikkö, ajankohta
- Tietojen saatavuus teknisen rajapinnan kautta: Potilas voi tarkastella omia tietojaan Omakanta-palvelun kautta

Taloushallinnon tietovaranto

Taloushallinnon tietovaranto sisältää taloushallinnon perustiedot, kirjanpitoon ja rahaliikenteeseen liittyvät tiedot sekä taloushallinnon asiakastiedot. Tietovarantoon sisältyy sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja.

- Tietojen käyttötarkoitus: Talouden suunnittelu ja seuranta
- Tietojärjestelmät: Ostolaskujärjestelmä, laskutusjärjestelmä, taloushallintajärjestelmä
- Esimerkkejä hakutekijöistä: Laskuttajan nimi, ajankohta
- Tietojen saatavuus teknisen rajapinnan kautta: Ei